Ứng Dụng Kaizen - Bước Nhỏ Tới Thành Công

Kaizen là thuật ngữ tiếng Nhật, thịnh hành ở xứ Phù Tang. Nó hình thành từ sự kết hợp giữa từ “Kai” và “Zen”
“Kai” có nghĩa là thay đổI hoặc điều chỉnh và “Zen” có nghĩa là cải tiến hay làm cho tốt hơn. Nói cách khác: Kaizen là sự cải tiến liên tục.

Đây là phương thức quản lý chất lượng phát sinh từ quản lý chất lượng toàn diện (TQM). Kaizen không phải là một công cụ kỹ thuật mà là triết lý quản lý. Nó đóng vai trò quan trọng trong sự phát tiển bền vững, cải tiến năng suất, chất lượng sản phẩm và tăng khả năng cạnh tranh.

Khống chế sự sợ hãi khi giải quyết các vấn đề

Triết lý Kaizen được đúc kết trong một câu khái quát: “Ngàn dặm hành trình phải đi từ bước nhỏ đầu tiên”. Tuy nhiên, triết lý này không chỉ áp dụng trong kinh doanh, mà nhiều lĩnh vực khác cũng kỳ diệu không kém. Ứng dụng Kaizen trong sản xuất và kinh doanh thì đã quá rõ. Bên cạnh đó, triết lý này cũng được ứng dụng trong cuộc sống hàng ngày, ở cách giải quyết vấn đề và tư duy sáng tạo ý tưởng mới. Ngày nay, triết lý này được hàng ngàn người trên thế giớI ứng dụng để thực hiện những ước mơ của mình.

Triết lý Kaizen trong giải quyết vấn đề giống như kỹ thuật “chia nhỏ vấn đề” mà chúng ta hay ứng dụng. Nhưng chia nhỏ ở đây không hẳn có nghĩa là chia nhỏ về mặt vật lý mà về tiếp cận vấn đề. Điều này giúp chúng ta khống chế được tâm lý sợ hãi của não.

Tất cả những đổI thay, dù tích cực cũng làm ta sợ. Đứng trước một vấn đề khó khăn, tâm lý chúng ta cũng sợ.

Việc đầu tiên bạn làm khi đốI mặt với khó khăn là phải chắc chắn vấn đề nào cũng có câu trả lờI và bạn sẽ tìm ra nó.

Nếu chỉ lo lắng sẽ chẳng đi được đến đâu. Làm việc để tìm ra câu trả lờI sẽ đưa bạn đến nơi cần đến.

Hãy nhớ rằng bạn điều khiển thái độ và suy nghĩ của mình trong bất kỳ tình huống nào. Phương pháp Kaizen giống như những bước nhỏ, sẽ gỡ bỏ các phản ứng sợ hãi trong đầu.

Nếu bạn muốn giảm cân, hãy đặt những câu hỏI đạI loạI như: Làm thế nào để giảm 5kg trong một tháng? Làm thế nào để ăn kiêng hay dành mỗi ngày một giờ để tập thể dục? Những câu hỏI lớn như vậy sẽ làm bạn ngạI và e rằng mình chỉ thực hiện được trong hai ngày hoặc không bao giờ làm được.

Triết lý Kaizen sẽ giúp bạn trở nên lạc quan hơn khi đặt ra những câu hỏI nhỏ: Liệu mỗi ngày bạn có thể ăn bớt một chén cơm, ít hơn thường lệ? Thay vì đi thang máy lên tòa nhà cao để làm việc, bạn có đi bộ được không?

Câu trả lờI là được và bạn sẽ không còn lo lắng vì không thực hiện được mục tiêu giảm cân.

Tâm lý trước sự kiện lớn

Đứng trước một sự kiện lớn, bộ não của chúng ta sẽ tập trung vào vật cản trước mắt và bị tê cứng lại. Bạn hãy đặt những câu hỏI nhỏ và giải quyết từng vấn đề, tâm lý lạc quan sẽ xuất hiện. Điều này giúp giải quyết mọi vấn đề nhanh chóng hơn.

Điển hình là một trưởng phòng bán hàng của công ty nọ thường xuyên chịu áp lực doanh số từ ban giám đốc đưa xuống. Điều anh hay làm là tống áp lực này xuống đội ngũ nhân viên dưới mình bằng những câu hỏI kiểu mệnh lệnh như: “Các anh, mỗi người phải nghĩ cho tôi một cách làm cho doanh số bán hàng của mình tháng này tăng vượt chỉ tiêu: Tôi không hiểu tạI so chúng ta lạI không thể hoàn thành chỉ tiêu…”.

Đây là những yêu cầu được xem là quá khó. Chắc chắn các nhân viên dưới quyền sẽ có phản ứng tiêu cực.
Trong khi đó, chúng ta có thể đặt ra những câu hỏI nhỏ với chất giọng nhẹ nhàng như: “Các bạn xem mỗi ngày chúng ta có nên dành thêm khoảng 10 phút để tìm hiểu khách hàng mớI của mình hay không? Mỗi tuần, các bạn có thể đề ra một sáng kiến nhỏ có ích để kích thích khách mua hàng hay không?” Mọi khuôn mặt sẽ hướng về người nói và góp ý kiến.

Bạn muốn viết một quyển sách nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Thay vì thế, hãy đặt những câu hỏI nhỏ và trả lớI, mọi việc sẽ sáng sủa hơn nhiều. Đâu là nơi tốt nhất để ngồI viết? Quyển sách nên có bao nhiêu trang? Bốn nhân vật hay nhiều hơn?…Khi đó, bạn sẽ thấy mọi thứ dễ dàng hơn.

Kaizen khuyến khích mỗi ngày cho một ý tưởng

Cách hay nhất để có được ý tưởng mớI là có nhiều ý tưởng. Đây chính là ứng dụng của Kaizen trong việc mở rộng đầu óc cho ý tưởng tuôn trào.

Bạn là người không có khả năng sáng tạo? Ai cũng có khả năng nhưng có lẽ bạn sợ những ý tưởng của mình quá nhỏ hoặc vớ vẩn nên chẳng bao giờ phát biểu hay thực hiện.

Người Nhật đã ứng dụng triết lý Kaizen bằng cách khuyến khích các ý tưởng nhỏ, dù là nhỏ nhất đi nữa, nhưng kết quã mang lạI nhiều khi tạo ra những thành quả lớn. TạI bất cứ ngóc ngách nào trong các nhà máy sản xuất của Toyota, dù ở Nhật hay Mỹ, người ta cũng có thể nhìn thấy ý tưởng Kaizen được áp dụng một cách nghiêm túc, triệt để.

Trước đây Toyota chi khoản tiền lớn để sắm xe chuyên chở trong nội bộ nhà máy. Sau đó họ từ chế tạo các loạI xe này từ các bộ phận có sẵn trên dây chuyền sản xuất và lắp thêm động cơ. Thế là tiết kiệm gần 3.000 USD/xe.

Hay theo phát kiến của một anh công nhân, thay vì các bụi mạt sắt dưới sàn phải do bộ phận vệ sinh quét dọn, có thể gom lạI bán và tiết kiệm được một khoản khá lớn cho công ty.

Ví dụ khác là một người có thói quen viết lạI những gì anh ta cho là sáng kiến có lợI cho bản thân. Danh sách anh ghi được trong một ngày cho việc tiết kiệm tiền bạc: Thay vì mua báo và tạp chí ở các sạp báo, anh có thể đặt dài hạn. Mỗi tháng tiết kiệm được khoảng 20.000 đồng mà lạI được giao báo vào sáng sớm. Một năm, anh tiết kiệm được khoảng 240.000 đồng. Đó là ý tưởng nhỏ của một người bình thường dành cho một ngày, nhưng ai cũng có thể áp dụng.

Triết lý của Kaizen là đề ra những ý tưởng nhỏ. Việc tạo ra một ý tưởng mang tính đột phá là điều không tưởng với nhiều người. Nhưng văn hóa Kaizen ủng hộ ý tưởng nhỏ. Nhiều ý tưởng nhỏ sẽ tạo ra bước đi lớn. Trong khi đó, một người bình thường mỗi ngày có thể nghĩ ra vài ý tưởng nhỏ là chuyện không có gì là quá khó.

Thử tưởng tượng, bạn ứng dụng trong doanh nghiệp của mình như thế này: Mỗi tháng, mỗi người đề xuất một ý tưởng. 12 ý tưởng trong một năm. Công ty chúng ta có 240 người, mỗi năm sẽ có tổng co65ng.880 ý tưởng.

Chỉ cần chúng ta biến được khoảng 5% ý tưởng của mọi người thành hiện thực là điều quá tuyệt vời.
Triết lý Kaizen cũng có thể áp dụng cho chính bản thân bạn như: Mỗi tuần, bạn đề ra ba ý tưởng nhỏ. Mỗi tháng bạn có 12 ý tưởng. Một năm có 144 ý tưởng. Bạn chỉ cần có khoảng 10% ý tưởng trở thành hiện thực đã là quá tuyệt vời.Triết lý Kaizen sẽ hiện hữu với tất cả những ai có niềm tin vào cuộc sống. Bạn sẽ trở nên yêu đờI và lạc quan hơn khio ứng dụng triết lý này cho bản thân. Đây cũng là chìa khóa mở cửa cho sự sáng tạo của mỗi người.

Ứng dụng vào thực tế

Toyota: Kaizen cho tất cả

Dựa vào tiêu chí Liên tục cải tiến, Toyota Nhật Bản đã làm nên những câu chuyện thần kỳ. Nhân viên của Toyota được chia theo đội làm việc. Các công nhân được tập huấn bằng những bài kiểm tra đặc biệt. Ngoài ra, từng đội còn có trách nhiệm quản lý nhà xưởng, tốI thiểu hóa sửa chữa trang thiết bị.
Chính vì điều này, các nhân viên của Toyota tiết kiệm được chi phí sắm xe chở hàng trong nội bộ nhà máy (gần 3.000 USD/năm/xe) bằng cách chế tạo xe từ các bộ phận có sẵn trên dây chuyền sản xuất và chỉ cần lắp thêm động cơ.

Canon: 30 phút suy nghĩ

TạI các xưởng sản xuất của Tập đoàn Canon (Nhật Bản), triết lý Kaizen cũng được áp dụng rất thành công. Đó là thờI điểm Kaizen. Mỗi ngày, các quản đốc phân xưởng được dành riêng 30 phút. Khoảng thờI gian này không phải để nghỉ ngơi, thư giãn mà suy nghĩ, nhận diện những khó khăn, vướng mắc tạI phân xưởng trong quá trình vận hành, sản xuất.

Điều quan trọng là trong suốt thờI gian 30 phút này, không có cuộc họp nội bộ nào diễn ra. Lẽ tất nhiên, các quản đốc cũng không dược gọI hay trả lờI bất cứ cuộc điện thoạI nào.

(Nguyễn Đông Triều - Theo Tạp Chí Thành Đạt)